10 conseils pour optimiser son espace de travail

Un espace de travail optimisé booste la concentration, l’efficacité et donc la productivité. Cela permet de rester focus sur son activité sans se laisser disperser, sans perdre du temps pour s’installer ou pour trouver un document. C’est même parfois votre image professionnelle et votre crédibilité qui peut être en jeu auprès de vos clients ou partenaires. Voici 10 conseils pour un espace de travail à la fois fonctionnel et agréable qui vous permette de vous concentrer à part entière sur votre cœur de métier sans perdre de temps et d’énergie.

« Un bureau rangé renforce l’estime de soi et la motivation »

Marie Kondo – La magie du rangement au travail

un bureau organisé
Un bureau organisé

Conseil n°1 : Prenez un temps d’introspection

Avant d’agir et de foncer tête baissée, prenez un petit temps pour réfléchir à vos besoins, à vos objectifs, à ce qui fonctionne bien, à ce qui peut/doit être amélioré, aux matériaux et couleurs qui vous apaisent et dans lesquels vous vous sentez bien.

Conseil n°2 : Planifiez un temps pour organiser votre espace de travail 

Pour passer à l’action, il est important d’être totalement disponible et concentré : l’idée c’est de bloquer un ou des créneaux dans son planning spécialement pour réorganiser son espace de travail. Et comme, selon la loi de Parkinson, le temps s’étire à l’infini s’il n’est pas limité, notez aussi une heure de début et une heure de fin pour booster votre efficacité sur ce projet.

Conseil n°3 : Délimitez votre espace de travail 

Pièce bureau, espace dédié dans une pièce à vivre ou solutions de rangement nomades, il est important de savoir à l’avance où et comment travailler, d’avoir ses outils de travail prêts à l’emploi, rassemblés en un seul endroit et de ne pas perdre de temps à s’installer. Cela permet également de passer plus facilement du mode perso ou mode pro. On évite idéalement de travailler de son lit ou de son canapé par exemple.

Conseil n°4 : Triez

C’est bien connu, « le bazar ne se range pas, il s’élimine ! »

Passez chaque objet et chaque document en revue et posez-vous les bonnes questions pour savoir ce qu’il faut garder, donner ou jeter/recycler :

  • Est-ce un document légal, juridique, à conserver ? 
  • Quel est le délai légal de conservation ? Voici le lien vers le site du service public avec toutes les informations utiles https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134
  • Est-ce un objet en état de marche ? fournitures, appareils électroniques et informatiques… 
  • Est-ce un objet dont je me sers ? 
  • Est-ce un objet qui apporte une plus-value à mon travail ou à mon bien-être dans mon espace de travail ? 

Conseil n° 5 : Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place 

Attribuer une place bien définie à chaque chose permet de tout trouver et de tout ranger rapidement. Ainsi, terminé les objets qui trainent à droite ou à gauche car ils sont « SDF », fini les objets qui se mélangent, qui finissent sous ou derrière une pile, qu’on a du mal à retrouver et qui font perdre un temps précieux. L’astuce pour trouver le bon emplacement aux objets est de s’interroger sur la fréquence d’utilisation qui déterminera une place plus ou moins à portée de main.

Conseil n° 6 : Catégorisez

Ranger les objets en les regroupant par famille permet de savoir où chercher, où ranger mais permet aussi de savoir exactement ce qu’on a et donc de mieux gérer les stocks et maîtriser les achats. Résultat : vous gagnez du temps au quotidien, vous évitez de vous encombrer à nouveau et vous faites des économies.

Conseil n°7 : Utilisez des rangements fonctionnels

Plus vous devez faire de gestes pour ranger quelque chose, plus vous risquez d’être découragé à l’avance et donc de ne pas ranger. Ainsi, selon la loi du moindre effort, utilisez des rangements faciles d’accès, éviter les boîtes dans les boîtes, les chemises plastifiées dans les classeurs placés dans une armoire fermée… retenez que la meilleure option correspond à celle qui demande la plus faible dépense d’énergie et limitez si possible vos actions à deux gestes consécutifs pour ranger quelque chose. 

Pensez aux rangements verticaux à portée de main pour les dossiers du quotidien, aux supports muraux pour les notes et les calendriers.

Conseil n° 8 : Un environnement de travail agréable et propice à la concentration

Pour éviter les distractions visuelles et éviter aussi que le désordre ne se réinstalle trop vite, les plans de travail et surfaces planes doivent au maximum être dégagées : des éléments de déco doivent être choisis en conscience et en nombre limité pour une ambiance propice à la concentration, chaleureuse, fonctionnelle et qui donne envie de se mettre au travail.

Conseil n° 9 : N’oubliez pas votre espace numérique

Trier et ranger votre plan de travail, vos tiroirs et vos armoires c’est déjà très bien mais allez au bout de la démarche et n’oubliez pas votre « bureau numérique » : là aussi, triez, catégorisez, archivez, jetez. Vous gagnerez un temps précieux au quotidien et une clarté d’esprit pour une image professionnelle au top.

Conseil n° 10 : « Perdre du temps pour en gagner » 

Voilà votre espace de travail délimité, trié, désencombré, rangé, décoré, bref opérationnel pour que vous puissiez vous concentrer à part entière sur votre cœur de métier sans perdre de temps et d’énergie. Il serait dommage de réduire à néant tous vos efforts, c’est pour cela qu’il est primordial de mettre en place de nouvelles habitudes pour maintenir votre espace en ordre. Trier et organiser c’est bien, maintenir sur le long terme c’est cela le véritable enjeu. 

Prenez quelques minutes chaque soir par exemple pour remettre votre surface de travail en ordre, vous commencerez plus facilement votre journée de travail le lendemain matin. Mettez en place des routines quotidienne, hebdomadaire et mensuelle en fonction de vos besoins, de votre mode de fonctionnement et des flux de documents et de mails.

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