Comment classer efficacement ses papiers ?

par sandra martra | Fév 1, 2023 | Organizen co

Pourquoi classer ses papiers ?

Faire valoir ses droits

Dans le pro comme dans le perso, trier et classer vos papiers vous permet de les retrouver facilement en cas de besoin pour une démarche administrative, pour justifier un droit ou dans le cadre d’un litige.

Diminuer le stress et la charge mentale liée aux papiers

Cela est rassurant de savoir exactement où chercher et de trouver le document en question rapidement ; à l’inverse, on peut perdre beaucoup de temps et d’énergie à chercher partout et sans succès un document pourtant indispensable dans la constitution d’un dossier / d’une demande.

Déléguer plus facilement

Un classement clair, facile à comprendre permet de faire en sorte que vous ne soyez pas le seul / la seule à vous y retrouver mais que votre partenaire à la maison, ou vos collaborateurs au travail, puissent s’y retrouver et être autonomes.

Préserver son image professionnelle

Côté pro, une gestion approximative de vos documents peut être la cause de retards aux réunions ou dans les échéances, créent aussi inévitablement des difficultés à retrouver des documents alors que vous êtes en ligne ou en rendez-vous avec un prospect ou un client. Tout ceci peut engendrer une dégradation de votre image pro, voire un manque de confiance de la part de vos collaborateurs ou clients.

Gagner de l’argent

Personnellement ou si vous êtes à votre compte, savoir retrouver facilement vos documents et les traiter dans le respect des échéances vous évitera des pertes d’argent : cela peut être le cas avec des majorations d’amendes ou d’impôts non réglés à temps… ou encore à cause d’évènements manqués car billets perdus, date oubliée…

Quelle méthode pour classer ses papiers ?

Bien évidemment avant de classer vos papiers, le tri reste la première étape, car je vous rappelle que « le bazar ne se range pas, il s’élimine », et pour cela je vous renvoie à mon article précédent Comment trier efficacement ses papiers ?  

Une fois le tri effectué, je vous invite en premier lieu à définir une arborescence logique pour vous et ensuite à classez les documents par thème, selon vos besoins personnels.

Classer vos documents par thème

Voici un exemple de thèmes, à adapter selon vos besoins :

1. Assurances : devis, contrats, mutuelles, dossiers de sinistres.
2. Banque : relevés de compte, contrats, actes de donation, dossiers de prêts.
3. Énergie : factures d’électricité, d’eau et de gaz, devis et factures d’entretien.
4. Factures : achats divers (électroménager, mobilier, bijoux, etc.).
5. Famille : contrat de PACS ou de mariage, actes de naissance, livret de famille, jugement de séparation ou de divorce, jugement de mise sous tutelle, testaments.
6. Impôts : déclarations de revenus, avis d’imposition, justificatifs.
7. Logement : contrat de location, d’achat ou de vente, quittances de loyer, état des lieux, factures des travaux.
8. Santé : dossiers d’hospitalisation, d’interventions chirurgicales et d’accidents du travail, analyses et résultats, examens médicaux et résultats, carnets de santé et de vaccination.
9. Scolarité : dossier de scolarisation, formations, diplômes.
10. Travail : contrat de travail et avenants, bulletins de paie, attestations de Pôle Emploi, allocations chômage, relevés de points retraite.
11. Véhicules : factures d’achat, de réparations et d’entretien, carte grise, justificatif de vente.
12. Animaux : certificats, ordonnances, carnet de santé, etc.

Choisir votre système de rangement

Classeurs, dossiers suspendus, range revues verticales, demandez-vous quel est le système de rangement qui sera le plus simple pour vous, c’est LE critère à prendre en compte en premier pour que le système soit pérenne dans le temps.

L’être humain répondant à la loi du moindre effort – ce n’est pas moi qui le dis, ce sont des études très sérieuses – moins il y aura de gestes pour atteindre ou ranger un document et plus ce sera simple et pérenne dans le temps.

Identifier

Nommez clairement chaque dossier, classeur, pochette, range revue, une identification claire du contenu est aussi une condition essentielle dans la réussite de votre classement.

Mettre en place une routine simple

Vous avez trié et classé tous vos papiers ? BRAVO, vous pouvez être fier.e de vous et vous vous sentez certainement soulagé.e et moins stressé.e.

Mais pour aller au bout de la démarche, il vous faudra ensuite mettre en place une routine simple et fluide pour vous afin de gérer efficacement et régulièrement les nouveaux papiers entrants.

Se faire accompagner par une pro de l’organisation

Si l’ampleur de la tâche vous paraît trop importante, n’hésitez pas à faire appel à un home et office organizer pour vous aider dans cette mission et vous guider pas à pas. Je serais ravie de vous accompagner dans votre projet.

« Triez, optimisez, respirez » avec moi 🌿

Comment trier efficacement ses papiers ?

par sandra martra | Fév 1, 2023 | Organizen co

Ah les papiers, souvent une source de procrastination, on remet à plus tard, on entasse des petites piles à droite à gauche, sur la table basse, dans la cuisine, dans l’entrée ou dans les tiroirs …

Pourquoi trier et classer ses papiers ?

Quels sont les risques à ne pas trier ses papiers ?

– Côté perso, principalement des pertes d’argent (majorations amendes, impots… ou évènements manqués car billets perdus, date oubliée…)

– Côté pro, une possible dégradation de votre image pro : retards aux réunions ou dans les échéances ? difficultés à retrouver des documents ? 

Quels sont les bénéfices à trier ses papiers ?

Pro ou perso, trier et classer vos papiers vous permet de les retrouver facilement en cas de besoin pour une démarche administrative, pour justifier un droit ou dans le cadre d’un litige.

Ce mois-ci, je vous propose donc de mettre de l’ordre dans vos papiers pour :

✅ y voir plus clair et gagner du temps au quotidien

✅ faire en sorte que vous ne soyez pas le seul / la seule à vous y retrouver mais que votre partenaire à la maison ou vos collaborateurs au travail puissent s’y retrouver et être autonomes.

✅ diminuer la charge mentale liée aux papiers

Quelle méthode pour trier ses papiers ?

Planifiez des créneaux

Pas de secret, pour passer à l’action, il faut le prévoir très concrètement dans son agenda : allez hop, on prend son planning et on bloque plusieurs créneaux de 30 minutes en février, au moins 4 créneaux.

Avoir une vue d’ensemble

Pour cela, il vous faut rassembler au même endroit en une seule pile tous les papiers en faisant le tour de votre habitation ou espace de travail.

Y aller pas à pas et ne pas se disperser

Commencez par le dessus de la pile, prenez un papier à la fois et donnez-lui une affectation en 3 piles :

1. A traiter : vous avez une action à faire 
2. En cours : vous attendez une réponse ou l’évènement est à venir (billets loisirs ou voyage)
3. A classer : document traité, à conserver

Soyez patients, cette étape peut être longue et fastidieuse, c’est pour cela que je vous invite à découper ce projet en plusieurs créneaux de 30 minutes à 1 heure maximum, pour ne pas vous décourager ou. vous dégoûter.

Et je vous assure, une fois que tout ceci sera fait, le niveau de votre charge mentale va nettement diminuer.

Comment savoir quel papier conserver ?

Tous les documents ne sont pas à garder à vie, référez-vous aux délais légaux de conservation sur le site du service public pour savoir lesquels conserver et ceux  détruire https://www.service-public.fr/…

Limiter le nombre de papiers entrants

En parallèle de cette phase de tri, je vous donne deux astuces pour limiter le nombre de papiers entrants chez vous et donc limiter par la suite le nombre papiers à manipuler, gérer, trier, classer.

L’autocollant « stop pub »

Rien de plus simple, vous collez sur votre boîte aux lettres la mention « stop pub ». L’affichage d’un STOP PUB sur la boîte aux lettres permet en plus de réduire le gaspillage des prospectus. Chaque année, un foyer français reçoit en moyenne 40 kg de prospectus ! Pour ceux qui ne lisent pas ces publicités qui inondent leur boîte aux lettres, il existe un moyen très simple : adopter l’autocollant STOP PUB.

Pour vous procurer gratuitement l’autocollant Stop Pub, le plus simple est de vous adresser à votre Mairie ou au Conseil Départemental, car la plupart des collectivités locales se sont engagées dans cette démarche.

La dématérialisation des factures

Demandez à vos fournisseurs d’énergies, télécom et autres que vos factures soient transmises sur votre espace client de façon dématérialisée.

Se faire accompagner par une pro de l’organisation

Si l’ampleur de la tâche vous paraît trop importante, n’hésitez pas à faire appel à un home et office organizer pour vous aider dans cette mission et vous guider pas à pas. Je serais ravie de vous accompagner dans votre projet.

« Triez, optimisez, respirez » avec moi 🌿

Comment organiser efficacement sa cuisine ?

par sandra martra | Jan 13, 2022 | Organizen co

Pièce de vie phare de la maison, la cuisine est à la fois un lieu stratégique dans l’organisation du quotidien et un lieu convivial propice aux échanges. Voici 3 conseils pour vous organiser au mieux dans cet espace et diminuer une partie de la charge mentale du quotidien.

« Il n’y a pas de bonne cuisine si, au départ, elle n’est pas faite avec amour pour ceux à qui elle est destinée  »

Paul Bocuse

Conseil n°1 : Une cuisine organisée passe par un bon désencombrement

Avant de penser au rangement et à l’organisation, la première étape est celle du tri ! Quel dommage d’encombrer vos placards, et votre esprit, avec des objets que vous n’utilisez pas ou peu ou que vous n’aimez pas. 

Vaisselle, ustensiles, casseroles, linge de table, livres de cuisine, denrées alimentaires : passez tout en revue et choisissez de ne garder que ce qui vous est utile ou ce qui vous apporte quelque chose de positif. Pensez à vérifiez les DLC au passage.

Délestez-vous du reste, vous gagnerez en place, en visibilité et en good vibes 🌈

Conseil n°2 : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place

Bien penser les zones selon les activités permet de limiter les déplacements et les gestes inutiles, et donc de gagner en efficacité et en temps ⏰

Définir un emplacement pour ranger chaque objet vous fera gagner un temps précieux tout en facilitant la participation de toute la famille : en mettant par exemple la vaisselle et les verres à hauteur des enfants, ceux-ci pourront plus facilement mettre la table ou remplir/vider le lave-vaisselle😉

On parle souvent du triangle d’activité dans la cuisine : cuisson (plaques de cuisson), lavage (évier), stockage (placards et réfrigérateur).

On peut aussi définir 4 zones en cuisine :

La zone de lavage

Elle comprend évier, égouttoir, produits d’entretien, poubelles, lave-vaisselle. Astuce : rangez la vaisselleet les verres à proximité, ce sera plus facile et rapide pour vider le lave-vaisselle.

La zone de préparation

L’idéal est d’avoir un plan de travail dégagé avec à portée de mains tous les ustensiles que vous utilisez le plus fréquemment comme les planches à découper, les couteaux, les mixeurs… pour avoir de l’aisance et être efficace.

La zone de cuisson

C’est la zone chaude avec la plaque de cuisson, le four ; l’idéal est d’avoir les casseroles et poêles, les ustensiles de cuisson et les plats de cuisson à proximité. 

La zone de stockage

C’est une zone stratégique pour gagner du temps à la fois au moment de ranger vos courses mais aussi au moment de préparer vos repas.

C’est la zone de stockage de vos denrées alimentaires non périssables. Pour éviter tout accident de mauvaise manipulation, le mieux est de prévoir une zone dans vos placards dédiée aux denrées alimentaires et de les séparer des produits d’entretien. L’idéal également est de prévoir cette zone à proximité du réfrigérateur. 

Conseil n°3 : choisir les bons contenants

Un des secrets d’une organisation qui dure dans le temps, c’est de compartimenter. Vous pouvez ranger les aliments par catégories en utilisant des bacs transparents, par exemple : pâtisserie, apéritif, goûters, petit déjeuner….

N’oubliez pas le réfrigérateur qui est aussi une zone stratégique en termes d’organisation ! Là aussi les bacs pour compartimenter vous permettront d’avoir une meilleure visibilité du contenu de votre réfrigérateur et donc de mieux gérer vos stocks : fini les DLC dépassées et le gaspillage alimentaire.

Pour contenir, les bocaux en verre sont à la fois hygiéniques, pratiques et esthétiques.

Voici quelques idées de tout ce qu’on peut faire avec :

• ranger et conserver à l’abri de l’humidité et des mites alimentaires tous les produits secs, achetés en vrac ou non (farines, féculents, légumineuses, fruits secs, oléagineux…).
• stocker des biscuits secs salés ou sucrés
• conserver des restes au réfrigérateur
• ranger au réfrigérateur les aliments lavés/épluchés/découpés
• partir en pique-nique en mode zéro déchet
• stocker vos piles ou ampoules HS en attendant de les apporter en point de collecte pour le recyclage. Si vous voulez savoir comment organiser une station de recyclage à la maison, c’est par ici. 

J’ai testé chez moi et avec mes clients les produits de la marque Boboco , entreprise française charentaise, qui fabrique ses bouteilles et bocaux en verre quasi en totalité en France. Mes chouchous :

• le gros pot cylindrique de 170 cl pour les farines et féculents
• les pots cylindriques de 70 et 100 cl pour les oléagineux et les légumineuses
• les petits pots ronds de 10cl pour les épices

Vous pouvez retrouver, dans un tableau super pratique, toutes les équivalences de leurs contenants ici.

Voilà, si vous êtes arrivés à mettre en pratique tous ces conseils dans votre cuisine, un grand bravo !!! Vous allez vraiment vous sentir mieux au quotidien pour préparer vos recettes préférées.

Et si l’ampleur de la tâche vous paraît trop importante, n’hésitez pas à faire appel à un home organizer pour vous aider dans cette mission et vous guider pas à pas. Je serais ravie de vous accompagner dans votre projet.

« Triez, optimisez, respirez » avec moi ☺️🌿

5 astuces pour organiser une station de recyclage à la maison

par sandra martra | Jan 11, 2022 | Organizen co

Je vous propose 5 astuces pour organiser une zone pour recycler et évacuer rapidement vos déchets à la maison.

« Les musées préservent notre passé,

le recyclage préserve notre avenir »

Theodor Adorno

1^ere astuce : l’ADEME 

Le site de référence à retenir pour toutes ces questions est celui de l’ADEME, l’agence nationale de la transition écologique.  https://agirpourlatransition.ademe.fr/particuliers/

2^ème astuce : le bon logo 

Le logo symbole du recyclage est l’anneau de Möbius, il représente trois flèches vertes en forme de triangle et indique que le produit ou son emballage est recyclable, récupérable. Attention, ils ne pourront être recyclés que si le système de collecte ou la filière du recyclage existent sur votre lieu d’habitation et si les consignes de tri sont correctement respectées. S’il y a un chiffre à l’intérieur de l’anneau, il indique le pourcentage de matière recyclée qui entre déjà dans la composition du produit.

En revanche, le point vert, représenté par deux flèches, l’une verte, l’autre blanche, figure sur 95 % de nos emballages mais ne signifie PAS que le produit est recyclable. Il permet seulement de reconnaître une entreprise partenaire du programme français de valorisation des emballages ménagers. Il ne signifie pas que les produits sont recyclables.

3^èmeastuce : que recycler ?

Renseignez-vous auprès de vos collectivités locales pour savoir quelles sont les règles de recyclage sur votre secteur : pour info, c’est le maire qui fixe les modalités de la collecte des déchets par le biais du règlement de collecte, et les communes et leurs groupements ont la responsabilité d’assurer la gestion des déchets ménagers et assimilés.

Généralement, on distingue :

• Le papier, carton, plastique
• Le verre
• Les déchets de cuisine et de jardin
• Les ordures ménagères

Il y a ensuite les déchets spécifiques à recycler autrement :

• Les déchèteries pour les déchets encombrants (électroménager, meubles, gravats, pneus, cartons…), les déchets dangereux (piles, batteries, peinture…), les déchets verts (tontes, tailles de haies) ou encore des objets en métal.
• Le service d’enlèvement des encombrants à domicile pour se débarrasser d’appareils électroménagers ou de meuble, sur demande, à jour fixe ou sur des points de regroupement, selon les communes.
• Les dispositifs de collecte en magasin pour les piles, cartouches d’encre d’imprimantes, LED, lampes basse consommation et tube néon, appareils électriques et électroniques
• Les bornes textiles d’apport volontaire sur tout le territoire pour déposer les vêtements, le linge de maison, les chaussures usagées et la maroquinerie.
• Les pharmacies pour rapporter les médicaments périmés (sans leur emballage).

4ème astuce : compartimenter selon la destination

Sous l’évier, sur le plan de travail, dans le cellier ou le garage, pour recycler facilement et sans prise de tête, une petite organisation s’impose.

Je vous propose de prévoir un contenant par famille de déchet et selon leur destination :

• Un contenant pour le verre : cabas avec anses, caisse de pommes, caisse en bois, seau…
• Un bac pour les cartons, papiers, emballages…
• Le compost pour les petits déchets verts et restes alimentaires : en appartement aussi on peut composter grâce au lombricompostage
• Pour les piles et les ampoules, vous pouvez utiliser des gros bocaux ou des petits cartons

5ème astuce : afficher les consignes de tri

Pour que toute la maisonnée sache quoi faire, partagez les bonnes pratiques et affichez les consignes de tri de votre commune ou intercommunalité au-dessus des bacs de tri.

10 conseils pour optimiser son espace de travail

par sandra martra | Oct 1, 2021 | Organizen co

Un espace de travail optimisé booste la concentration, l’efficacité et donc la productivité. Cela permet de rester focus sur son activité sans se laisser disperser, sans perdre du temps pour s’installer ou pour trouver un document. C’est même parfois votre image professionnelle et votre crédibilité qui peut être en jeu auprès de vos clients ou partenaires. Voici 10 conseils pour un espace de travail à la fois fonctionnel et agréable qui vous permette de vous concentrer à part entière sur votre cœur de métier sans perdre de temps et d’énergie.

« Un bureau rangé renforce l’estime de soi et la motivation »

Marie Kondo – La magie du rangement au travail

Conseil n°1 : Prenez un temps d’introspection

Avant d’agir et de foncer tête baissée, prenez un petit temps pour réfléchir à vos besoins, à vos objectifs, à ce qui fonctionne bien, à ce qui peut/doit être amélioré, aux matériaux et couleurs qui vous apaisent et dans lesquels vous vous sentez bien.

Conseil n°2 : Planifiez un temps pour organiser votre espace de travail 

Pour passer à l’action, il est important d’être totalement disponible et concentré : l’idée c’est de bloquer un ou des créneaux dans son planning spécialement pour réorganiser son espace de travail.

Connaissez-vous la loi de Parkinson ? selon cette loi, le temps s’étire à l’infini s’il n’est pas limité ! ce qui signifie que sans une durée définie à l’avance, votre projet peut prendre plus de temps que nécessaire. Fixez vous donc une heure de début et une heure de fin pour booster votre efficacité sur ce projet.

Conseil n°3 : Délimitez votre espace de travail 

Pièce bureau, espace dédié dans une pièce à vivre ou solutions de rangement nomades, il est important de savoir à l’avance où et comment travailler, d’avoir ses outils de travail prêts à l’emploi, rassemblés en un seul endroit et de ne pas perdre de temps à s’installer. Cela permet également de passer plus facilement du mode perso ou mode pro. On évite idéalement de travailler de son lit ou de son canapé par exemple.

Conseil n°4 : Triez

C’est bien connu, « le bazar ne se range pas, il s’élimine ! »

Passez chaque objet et chaque document en revue et posez-vous les bonnes questions pour savoir ce qu’il faut garder, donner ou jeter/recycler :

• Est-ce un document légal, juridique, à conserver ? 
• Quel est le délai légal de conservation ? Voici le lien vers le site du service public avec toutes les informations utiles https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134
• Est-ce un objet en état de marche ? fournitures, appareils électroniques et informatiques… 
• Est-ce un objet dont je me sers ? 
• Est-ce un objet qui apporte une plus-value à mon travail ou à mon bien-être dans mon espace de travail ? 

Conseil n° 5 : Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place 

Attribuer une place bien définie à chaque chose permet de tout trouver et de tout ranger rapidement. Ainsi, terminé les objets qui trainent à droite ou à gauche car ils sont « SDF », fini les objets qui se mélangent, qui finissent sous ou derrière une pile, qu’on a du mal à retrouver et qui font perdre un temps précieux. L’astuce pour trouver le bon emplacement aux objets est de s’interroger sur la fréquence d’utilisation qui déterminera une place plus ou moins à portée de main.

Conseil n° 6 : Catégorisez

Ranger les objets en les regroupant par famille permet de savoir où chercher, où ranger mais permet aussi de savoir exactement ce qu’on a et donc de mieux gérer les stocks et maîtriser les achats. Résultat : vous gagnez du temps au quotidien, vous évitez de vous encombrer à nouveau et vous faites des économies.

Conseil n°7 : Utilisez des rangements fonctionnels

Plus vous devez faire de gestes pour ranger quelque chose, plus vous risquez d’être découragé à l’avance et donc de ne pas ranger. Ainsi, selon la loi du moindre effort, utilisez des rangements faciles d’accès, éviter les boîtes dans les boîtes, les chemises plastifiées dans les classeurs placés dans une armoire fermée… retenez que la meilleure option correspond à celle qui demande la plus faible dépense d’énergie et limitez si possible vos actions à deux gestes consécutifs pour ranger quelque chose. 

Pensez aux rangements verticaux à portée de main pour les dossiers du quotidien, aux supports muraux pour les notes et les calendriers.

Conseil n° 8 : Un environnement de travail agréable et propice à la concentration

Pour éviter les distractions visuelles et éviter aussi que le désordre ne se réinstalle trop vite, les plans de travail et surfaces planes doivent au maximum être dégagées : des éléments de déco doivent être choisis en conscience et en nombre limité pour une ambiance propice à la concentration, chaleureuse, fonctionnelle et qui donne envie de se mettre au travail.

Conseil n° 9 : N’oubliez pas votre espace numérique

Trier et ranger votre plan de travail, vos tiroirs et vos armoires c’est déjà très bien mais allez au bout de la démarche et n’oubliez pas votre « bureau numérique » : là aussi, triez, catégorisez, archivez, jetez. Vous gagnerez un temps précieux au quotidien et une clarté d’esprit pour une image professionnelle au top.

Conseil n° 10 : « Perdre du temps pour en gagner » 

Voilà votre espace de travail délimité, trié, désencombré, rangé, décoré, bref opérationnel pour que vous puissiez vous concentrer à part entière sur votre cœur de métier sans perdre de temps et d’énergie. Il serait dommage de réduire à néant tous vos efforts, c’est pour cela qu’il est primordial de mettre en place de nouvelles habitudes pour maintenir votre espace en ordre. Trier et organiser c’est bien, maintenir sur le long terme c’est cela le véritable enjeu. 

Prenez quelques minutes chaque soir par exemple pour remettre votre surface de travail en ordre, vous commencerez plus facilement votre journée de travail le lendemain matin. Mettez en place des routines quotidienne, hebdomadaire et mensuelle en fonction de vos besoins, de votre mode de fonctionnement et des flux de documents et de mails.

Besoin d’aide pour créer ou optimiser votre espace de travail ? Profitez d’un appel découverte gratuit 📞0663519573